1. 반상회 준비위가 되기까지
글또라는 커뮤니티에는 6기부터 참여하고 있었다.
6기만 해도, 코로나로 인한 제약이 많아서 오프라인으로 모이기가 어려웠다.
오프라인 행사는 나중을 기약하며 7기에도 참여하게 되었다.
전체 오프라인 행사인 글또콘을 통해 에너지를 많이 얻어가면서, 8기에는 내가 나누고 싶다는 생각을 하게 되었고,
그 생각은 곧 글또 8기 운영진 참여로 이어졌다.
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글 쓰는 또라이가 세상을 바꾼다 - 글또 페이지
👋 안녕하세요 :)
www.notion.so
작년 글또콘에 이어, 올해에는 빌리지 반상회라는 이름으로 직군별 모임에 가까운 성격으로 진행하기로 결정되었다.
(작년 7기와 비교했을 때, 글또 참여 인원이 약 80% 성장하면서 채널의 규모가 커지기도 했고,
같은 직군끼리 더 잘 소통할 수 있도록 하기 위해 직군별로 빌리지라는 개념이 도입되고 채널이 추가되었다)
운영진에 합류하게 된 것도 오프라인 행사에서 많은 영향을 받았기 때문에 빌리지 반상회에 관심을 가지고 있었고,
자연스럽게 내 직군인 백엔드 빌리지 반상회 준비위로 참여하게 되었다.
개인적으로, 반상회 준비위를 통해 무언가를 얻고 싶은 마음보다는 나누고 싶은 마음이 컸다.
그런데도 예상치 못하게도 얻어가게 되는 것 같아서
준비위로서 했던 과정과 더불어 개인적인 후기를 남기고자 한다.
(혹시라도...! 다음 반상회 준비위를 할지, 발표를 할지,
혹은 다른 행사에서 스태프로 참여할지 등을 고민하시는 분이 있다면 한번쯤 보셔도 좋을 듯 하다.)
2. 반상회 준비위는 무슨 일을 할까?
빌리지 별로(직군 별로) 진행하는 이벤트인만큼, 어쩌면 비슷한 일이 반복될 가능성이 크다고 봤고,
그래서 운영진분들이 비슷하게 반복될 프로세스를 문서로 남겨두었다.
준비위는 이 프로세스 가이드를 따라가면서 취향에 따라(?) 조금씩 추가해 나간다.
준비위가 해야 하는 일은 크게 2-1. 반상회 사전 준비와 2-2. 반상회 당일 스태프로 나눌 수 있을 것 같다.
(둘 중 하나만 해서 분류한 건 아니고 개념적으로 나눠봤다. 모두가 둘 다 한다!)
2-1. 반상회 사전 준비
이를 조금 더 자세히 분류하자면 아래와 같다.
a. 장소 섭외 및 컨택
b. 발표자 섭외
c. 행사 기획 및 준비
d. 행사 참가자 커뮤니케이션
a. 장소 섭외 / b.발표자 섭외
이번 반상회의 경우, 채널톡과 컨택이 진행 중이었고, 발표자도 준비위와 함께 모집이 되어서
준비위는 행사 기획에 더 집중하게 되었다.
(하지만 여전히 매번 장소 섭외에 많은 어려움을 겪곤 하는데... 혹시라도 보시는 시설 관계자 분이 계시다면 글또 커뮤니티에 조금 더 마음을 열어주시면 어떨까... 합니다. plz..)
c. 행사 기획 및 준비
반상회 일자를 기준으로 3~4주 전 쯤 첫번째 회의를 시작한다.
물론 각자 본업이 있는 만큼 일주일에 한번, 온라인으로 모여서 액션 플랜에 따라 매주 디벨롭 시켜나갔다.
그래서 참여하는 데에도 큰 부담이 없다.
준비위의 첫번째 회의에서 대부분의 기획 아이디어가 나오고 역할을 분류한다.
우리의 경우 기존 프로세스에 더불어 컨셉을 정하고 그 컨셉을 녹이기 위해 여러 시도를 했다.
[컨셉]
컨셉은 어쩌다가 나온 아이디어(?)로 백스페이스라는 이름을 지었는데, 두가지 의미를 담고 있다.
1. 백엔드(back-end) 개발자들의 공간(space)이라는 의미
2. 글을 쓸 때 단기적으로는 backward 하는 길이지만 장기적으로는 하나의 글을 완성하기 위해 반드시 필요한 것처럼, 더 멀리 나아가기 위해 잠시 되돌아보길 바라는 마음
백스페이스라는 컨셉과 이름이 나오니, 그 이후 굿즈들은 컨셉을 자연스럽게 따라가게 되어서 오히려 쉬웠다.
글또 로고가 키보드 모양인 것처럼 백스페이스 로고도 만들 수 있었고,
발표자 분들의 발표 내용에도 컨셉을 녹이는 것도 좋았다.
그런데 참여자들에게 조금 더 백스페이스라는 컨셉을 더 잘 전달하기 위해 더 사소한 데에 녹여낼 수 있었겠다 싶기도 하다.
(나의 욕심은 끝이 없고...)
[네트워킹]
네트워킹도 이런 컨셉을 따라서, 성후님의 아이디어로,
각자 흑역사 혹은 이불킥 경험을 되살릴 수 있는 경험을 공유하면서 가볍게 네트워킹하길 바라며...
이런 식의 유명한 개발자 짤을 프린트 해서 준비하기도 했다.
(하지만 프린트한 종이의 사이즈가 너무 작은 나머지, 역할을 제대로 하지 못했다고 한다. ^,ㅠ)
[출석체크]
작년 글또콘에서는 출입하는 분들이 한꺼번에 몰리면서 줄이 길어지기도 했는데,
그를 해결하기 위해 반상회용 출석체크 사이트를 만들기도 했다.
재휘님이 뚝딱뚝딱 만들어 올려주신 걸 보고 깜짝 놀랐다.
이 사이트는 특히 발표자에게 질문하는 툴로서 역할을 톡톡히 해냈다.
(근데 이제 개발자 친화적이기까지한)
d. 행사 참가자 커뮤니케이션
공지를 하는 방법도 참여율에 영향을 줄 수 있는 하나의 factor라고 생각은 하고 있었다. 공지를 거듭하는 과정에서, 알림을 받는 사람이 느낄 피로도와 적절히 알림을 보게 하려는 준비위의 의도, 그 어느 중간 지점을 생각하다 보니 더 애매해진 건 아닌가 싶기도 하다.
한편 사전에 참가 여부를 확인할 수 있는 매개체가 없어서 참가 신청을 했는지 직접 확인해야 하는 번거로운 점도 있었는데, 그 다음 반상회에서는 직접 한명씩 일정 리마인드를 주시기도 했고, 다른 반상회에서도 프로세스에 추가해서 반영할 수 있는 부분인 듯하다.
2-2. 반상회 당일 스태프
반상회 당일은 생각보다 더 정신없다. (?)
예전엔 대외활동을 하면서 300명 정도가 2박 3일 간 참여하는 캠프를 기획한 적이 있는데,
10년 정도 매년 총괄하셨던 과장님의 노련함을 따라가는 속에서도 나는 왜인지 모르겠지만 그렇게 정신이 없었다.
이번에도 당연히 계획대로 안 될 줄은 알지만
나름대로 (준비위들과 함께 얼라인 하기 위한) 타임테이블을 따로 만들어서 정리는 해봤으나,
역시나 생각대로 되지 않았다.
하지만 계획은 내 생각의 범위가 과연 어디까지인가 기록하는 과정이라고 생각하면 맘 편하다. (아마도...)
당일 스태프의 업무도 분류해보자면 아래와 같다.
하지만 이벤트 규모나 방향에 따라 역할이 세부적으로는 달라질 수 있겠다.
a. 체크인 부스
b. 간단한 식사 준비
c. 발표자 케어 및 행사 진행
d. 자리 배치 및 의자 설치
e. 포토존 운영
f. 기타 (채널톡 채용 부스)
a. 체크인 부스
체크인 부스는 입구 쪽에 배치해서 체크인과 같이 이름표와 굿즈를 나눠준다.
체크인인 만큼 반상회가 시작된 후에는 사람이 급격하게 줄어들지만,
그렇다고 완전히 비울 수는 없는 곳인 것 같다.
b. 간단한 식사 준비
음식 메뉴과 수량이 결정되면 미리 주문을 넣는다.
더불어 필요한 일회용기 체크리스트를 확인해보면 도움이 될 것 같다.
c. 발표자 케어 및 행사 진행
노련한 재휘님의 지휘 아래에 반상회가 시작되었다.
특히나 매끄러운 진행과 집중도를 높이는 말솜씨가 반상회를 더욱 즐거운 자리로 만들어준 것 같다.
d. 자리 배치 및 의자 설치
시설마다 다르겠지만, 자리 배치를 다르게 옮겨야 하는 경우는 미리 가서 세팅할 시간이 충분히 필요하다.
조별로 자리를 세팅하려고 하는 경우, 배치도도 화면에 띄워둘 필요가 있다.
하지만 어쩔 수 없이 자리를 잘 못 찾는 경우가 있기 때문에,
앞에서 로드밸런서 역할을 해줄 수 있는 사람이 있으면 조금 더 편하게 들어갈 수 있다.
e. 포토존 운영
쉬는 시간을 중간 중간 가지며, 사진을 찍을 수 있는 공간을 준비했다.
별건 아니었고 스탠딩 배너였는데, 인스탁스로 찍어드린다고 하니 생각보다 많이 찾아주셨던 기억이 난다.
준비위 중에서 카메라를 따로 가지고 있는 사람은 없었지만,
지영님과 정희님, 다른 분들도 사진을 조금씩 찍어주셨던 게 개인적으로는 좋았다.
f. 채널톡 채용 부스
채널톡에서는 채용에 관심을 가지고 채용 부스를 운영했다.
그러면 쉬는 시간을 통해 방문해야 하는데, 우리의 반상회는 쉬는 시간이 넉넉하지 않았다.
채용 부스가 들어오는 경우에는 더 신경 쓸 필요가 있다.
3. 그렇게 완성된 백스페이스
tada ~ 🎉
쓰다 보니 꽤 인수인계서 같지만...
각자의 역할을 상세하게 작성하지는 못했지만, 누구 하나 없었으면 이만큼 잘 굴러가진 않았을 것 같다.
특히 기억에 남는 건, 만들어가는 과정에서 '더 잘하려고 애쓴다'는 느낌보다는 '즐기고 있다'는 느낌이 많이 들었다.
그래서 뭐 하나 얻어갈 요량은 없었지만, 사람이라는 중요한 걸 또 얻어간다!
장소를 제공해준 채널 코퍼레이션부터
매주 온라인으로 만나온 반상회 준비위
좋은 내용을 더 잘 전달하기 위해 애써주신 상오님, 은찬님, 그리고 채널톡의 두기님
역시나 글또 대장 성윤님
그리고 반상회에 참여해주신 모든 분들에게도 감사의 인사를 전합니다
아무쪼록 여러분 모두 다음 만남까지 건강합시다! ☘️